Wenn Sie Ihre gesellschaftsrechtlichen und regulatorischen Compliance-Verfahren, sowie Ihre Anti-Korruption Regularien anhand den Vorschlägen Ihrer lokalen Mitarbeiter ausrichten, sind Sie meistens verlassen, oder im schlimmsten Fall sogar mit einem Bein im Gefängnis.
Diese These ist nicht bösartig gemeint und soll auch nicht als plakativ verstanden werden. Das Problem ist vielmehr, dass viele Ihrer lokalen China Mitarbeiter das Thema Compliance und die damit verbundenen rechtliche Fragen ganz anders einordnen, als Sie dieses, oder eine andere öffentliche Finanzkontrolle das tun würde.
A. Einleitung
„Gesetze werden gemacht, um diese zu brechen, sie zu verbiegen, oder Sie zu beschädigen.“ Diese Grundeinstellung ist jedoch keinesfalls negativ besetzt, sondern, wird in China als positive Art und Weise der „Problemlösung“ verstanden.
Der Widerstand von lokalen Mitarbeitern gegen Chinesische Gesetze ergibt sich häufig auch aus dem tief verwurzelten Glauben, dass chinesische Gesetze dumm und unrealistisch sind und deshalb routinemäßig ignoriert werden können.
Viele sind zudem der Meinung, dass man bei strikter Befolgung von Vorschriften nicht mit anderen chinesischen Unternehmen konkurrieren kann.
Das wirklich Erschreckende daran ist, dass Ihre Chinesischen Mitarbeiter hiermit nicht ganz falsch liegen. Wie kann Ihre WFOE den grossen Abschluss bekommen, die diskrete Übergabe eines Briefumschlags an den Entscheidungsträger, wenn Ihre chinesische Konkurrenz dieses auch tut?
Nach unser Erfahrung möchte jeder Unternehmer natürlich, dass seine chinesischen Mitarbeiter in der Lage sind, selbständig Probleme zu lösen. Es ist jedoch grunds. Vorsicht geboten, denn das Brechen und das Biegen von Regeln, Gesetzen, oder Vorschriften, stellt für ausländische Unternehmen, die in China arbeiten, keine gangbare Lösung dar. Denn gerade Ausländische Unternehmen machen Sich so zum Ziel von chinesischen Regierungsbehörden, die zeigen möchten (oder müssen), dass Sie ihre eigenen Gesetze auch durchzusetzen und sich um die Umsetzung kümmern (was nicht zwangsläufig bei einem Chinesisch Investiertem Unternehmen in gleicher Konstellation auch so passieren würde).
Fast immer haben erfahrene ausländische Unternehmen in China dieses Problem auch erkannt, oder sehen einen Handlungsbedarf. Sie möchten Ihre Unternehmenspolitik an Hand der lokalen chinesischen Gesetze und Vorschriften ausrichten, und missbilligen die traditionelle „Bestechung" durch eigene Mitarbeiter.
B. Grundsätzliche Probleme
Was machen Sie jedoch in folgender typischen Konstellation:
Trotz Implementierung solcher Anweisungen denken Ihre chinesischen Mitarbeiter: „wenn wir uns an all diese dummen Regeln halten können wir hier vor Ort nichts erreichen!" Dass so Ihre mühsam entworfenen und eingeführten Regelungen für Ihre chinesischen Mitarbeiter aber wenig bis gar nicht als Veränderungen zu verstehen sind. Vielmehr wird so weiter gemacht „wie eh und je“. Im schlimmsten Fall müssen Sie sogar denken, dass in China vor Ort alles in Bester Ordnung ist, denn Sie stützen diese Vermutung auf die Aussagen Ihrer leitenden lokalen Angestellten.
Nun kommt es in Ihrem Unternehmen in China zu einer Prüfung durch eine Regierungsbehörde. Sie erfahren nun, dass in Ihrem Unternehmen eben nicht alles in bester Ordnung ist.
Wie können Sie reagieren?
1. Sie können behaupten, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen stets berichtet haben, dass man stets nach Recht und Gesetz gehandelt hat.
2. Sie können behaupten, dass Sie nur das getan haben, was andere Chinesische Behörden Ihnen zuvor geraten haben.
Beides wird Ihnen in dieser Situation jedoch nicht helfen!!!
Sie haben Sanktionen zu erwarten. Und bedenken Sie bitte hierbei, dass bei schwerwiegenden Verstößen im schlimmsten Fall Gefängnisstrafen drohen. Nicht nur in China, sondern auch in Ihrer Heimat, da man bei dieser Art von Verstößen auch durch die eigenen nationalen Strafverfolgungsbehörden belangt werden kann und Sie für das Verhalten Ihrer Mitarbeiter verantwortlich sind.
Wenn Sie uns an dieser Stelle kontaktieren und um Hilfe bitten, können wir nur versuchen, die zu erwartenden Sanktionen zu verringern, weil es in der Regel zu spät ist, um alle Folgen zu vermeiden.
Sie sollten daher bemüht sein, eine Lösung zu finden, bevor Regierungs-Inspektoren an die Tür Ihres Unternehmens klopfen.
C. Lösungen
I. Zunächst müssen Sie starke Compliance / Anti-Korruptionsleitlinien erarbeiten und einführen. Hierzu müssen Sie Ihr gesamtes lokales Personal einbinden, um zukünftige (!) Verletzungen der chinesischen Antikorruptions-Gesetze und die Ihres Heimatlandes zu verhindern.
Dieses bedeutet den Entwurf eines Anti-Korruption/Compliance-Handbuches. Das Handbuch muss zwingend in Chinesischer Sprache abgefasst werden und sollte für Sie und die ausländischen Mitarbeiter zudem auch auf Englisch oder Deutsch übersetzt werden. Ein solches Handbuch sollten Sie „jedem“ Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen.
1. Rechnen Sie zunächst mit starkem Widerstand von einigen oder sogar allen Ihrer chinesischen Mitarbeiter. Hauptgrund wird die Angst um eine mangelnde Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens in der Zukunft sein.
In der Regel gibt es jedoch auch noch einen weiteren unausgesprochenen Grund. Nämlich der, dass in Zukunft die sogenannten „kick-backs“ wegfallen und sich somit die eigene finanzielle Situation schlechter darstellt, oder schlimmer noch, dass frühere Schmiergeldzahlungen offenbart werden, und sie deshalb gekündigt werden. Denn es ist nicht ungewöhnlich für chinesischen Mitarbeiter, dass Sie Ihre Arbeitsstelle als Plattform ansehen um mehr als nur ein „Gehalt“ zu generieren.
Wenn Sie Ihre Compliance Regeln erlassen, schneiden Sie Ihren Mitarbeitern vor Ort, ihre meist erheblichen zusätzlichen Einnahmequellen ab. Das diese darüber nicht glücklich sind, ist nachzuvollziehen.
2. Die lokalen Mitarbeiter werden versuchen, Sie davon zu überzeugen, dass Sie mit der Einführung einen großen Fehler begehen und Ihr Unternehmen in Zukunft nicht mehr wettbewerbsfähig sein wird. Man wird Ihnen vielleicht sogar sagen, dass Ihre ausländischen Anwaltskanzlei "keine Ahnung hat, wie man Geschäft in China macht" und verlangen Ihre Berater zu entbinden.
Eine weitaus gefährlichere Konstellation ist es jedoch, wenn verärgerte Mitarbeiter beginnen eine Auflistung der eigenen illegalen Aktivitäten und damit Ihres Unternehmens zu erstellen und Ihnen dann damit drohen, dass wenn Sie diesen kündigen, die Nichteinhaltung von Regeln und Gesetzen innerhalb der letzten Jahre, den lokalen Behörden melden.
3. Wie können Sie mit dieser Situation umgehen? Hierauf gibt es keine allgemeinverbindliche Antwort.
Es wird davon abhängen, welche Verletzungen von Chinesischen Regeln und Gesetzen durch Ihre chinesischen Mitarbeiter in den letzten Jahren tatsächlich begangen wurden und wie schwerwiegend diese waren. Zudem ist es Entscheidend, ob diese noch behoben werden können und zu welchem Preis. Und es hängt vor allem davon ab, was die Mitarbeiter die diese Verletzungen begangen haben in der neuen Situation auch tatsächlich wollen. In der Regel wird dieses nicht die Aufklärung des Sachverhaltes, oder die Schadensbeseitigung sein, sondern vielmehr das Aushandeln einer möglichst hohen Abfindung, um Ruhig zu bleiben und von der Meldung von Unternehmens-verfehlungen an staatliche Stellen abzusehen.
4. Sie müssen zudem damit rechnen, dass diese Mitarbeiter auch versuchen werden gegen Ihr eingesetztes Personal vorzugehen, dass Sie mit der Einführung von Compliance Regeln beauftragt haben. Sie werden z.B. behaupten, dass diese von Schmiergeldern Kenntnis hatten. Um sich zu schützen werden lokale Mitarbeiter ggf. sogar behaupten, dass Ihre ausländischen Angestellten von z.B. gefälschten Spesenbescheinigungen Kenntnis hatten. Manchmal wird sogar behauptet von ausländischen Mitarbeitern sexuell belästigt worden zu sein, oder das Fehler bei der Beantragung der Arbeitsvisa für Ihre ausländischen Mitarbeiter begangen worden sind, um nur einige Beispiele zu nennen.
II. Im nächsten Schritt nach der Einführung müssen Sie regelmäßige Mitarbeiterschulungen durchführen, um zu überprüfen, ob sich Ihre Unternehmenskultur bei Ihren Mitarbeitern auch tatsächlich eingeschliffen hat.
III. Zudem sollten Sie die Einhaltung dieser Reglungen in bestimmten vorgegebenen Abständen durch Dritte überprüfen lassen. Lassen Sie sich einen entsprechenden Prüfungsbericht erstellen.
D. Fazit
So schockierend dass jetzt auch klingen mag, um so bedauerlicher ist es, dass ausländische Unternehmen in Phase I oft den größten Fehler begehen, den Köder des lokalen Personals zu schlucken, entweder weil sie wirklich an die zuvor genannten Informationen glauben, oder weil Sie gezielt mit Fehlinformationen von Menschen gefüttert, denen sie eigentlich vertrauen. Die neu eingeführten Regelungen werden gestoppt und zurückgenommen.
Begehen Sie diesen Fahler bitte nicht! Wenn Sie nicht bereit sind, diesen Weg bis zum Ende zu gehen, ist es ein Fehler, überhaupt mit diesem Prozess zu starten.
Stoppen Sie in der Mitte, haben Sie viel Ärger, enttäuschte Mitarbeiter und sind im Ergebnis keinen Schritt weiter.
Als Erfahrener Partner stehen wir Ihnen bei dem Entwurf und der Einführung Ihrer Compliance Regeln in China beratend zur Seite.